Dar un salto cualitativo en la gestión del conocimiento

transferenciaHoy muchas empresas no tienen una clara idea de cómo procesar y almacenar su información más valiosa y que está directamente relacionada con sus procesos productivos críticos. De hecho lo más escaso es ver métodos prácticos que les permitan transformar el conocimiento tácito de sus expertos en conocimiento explícito y por ende que pueda ser usado como entrenamiento por otros trabajadores, y eso que el concepto ha existido desde la década de 1990.

Según Technology Services Industry Association (TSIA) de USA, durante el 2015 las empresas demoraban como 12 días promedio en incorporar algún nuevo conocimiento en sus bases de datos, pero algunas necesitaban entre 90 y 120 días para publicar algo nuevo relacionado con el conocimiento interno.

Solo el 26% de ellas actualizaba regularmente su información y el 62% de ellas no tiene objetivos definidos ni menos incentivos relacionados con la gestión del conocimiento (KM).

Un agravante de esta situación para KM es  el uso poco amistoso de la tecnología y la falta de entendimiento de las características de aprendizaje social y técnico que se tiene de las nuevas generaciones de trabajadores. Si bien es sabido que la plataforma más usada para la gestión del conocimiento es SharePoint, la experiencia de los usuarios es bastante pobre.

Pareciera que las empresas creen que con tan sólo por disponer de una costosa base de datos y una plataforma de colaboración empresarial que incluya  un sofisticado sistema documental ya tiene resuelto el desafío de implementar la gestión del conocimiento en su interior…. ¡ ilusos.. !…. la herramienta no es nada sin contenido. El contenido lo crea, lo publica, y lo enriquece las personas poseedoras de conocimiento propio de su experiencia y gestión.

He conocido empresas que pagan varios miles de dólares al año por una robusta plataforma tecnológica, pero que la tiene casi vacía, sin más contenido que unos cuantos procedimientos digitalizados, y lo peor aún, es que no tienen claro que instalar en su interior. Debemos, muy a menudo, explicarles que un video operacional con sus mejores prácticas es tan sólo un producto básico de la gestión del conocimiento, sin embargo, es tanta la ausencia de contenido que hasta con estos videos ya se sienten contentos.

Ya es hora de reconsiderar esta visión tan reducida y simplista de la gestión del conocimiento y transformarla en un proceso atractivo y por cierto productivo, o sea, en la práctica, que concurran autónomamente a la plataforma los usuarios como una necesidad de mejorar sus propios rendimientos y anhelo de aprendizaje, y encuentren en ella las repuestas de manera rápida, entretenida, y calificada, y para ello la plataforma debe contener el conocimiento tácito y explícito más valioso de la empresa y pueda ser usado a discreción y por todos sus integrantes.

La administración superior de la empresa debe hacer que el proceso de generación de conocimiento y su resguardo sea una política interna a cumplir. La democracia del conocimiento es responsabilidad de todos, nadie se debe restar. Que los usuarios sepan que si colaboran en el proceso serán recompensados, así como si se restan serán notificados, porque el conocimiento de la empresa debe ser un patrimonio clave para su desarrollo y sustentación en el tiempo.

El mundo digital es un laberinto en el que hay que saber entrar, plantear y resolver los interrogantes que necesitan una respuesta, pero también hay que saber salir del laberinto y no extraviarse en información irrelevante o derechamente mal intencionada.

Se debiera crear el cargo “Gestor de conocimiento”, persona equivalente a una bibliotecóloga digital, que con calificados conocimientos tecnológicos, de los procesos internos de la empresa, y sus usuarios, fomente y exija el almacenamiento de conocimiento generado, que los busque interna y externamente, filtre y los difunda personalizada o masivamente, clasifique; y actualice, etc. ¿No lo cree necesario?. Entonces, piense en cuanto tiempo hoy una persona invierte o pierde en buscar una información  específica que necesita.

Que los líderes responsables de impulsar la gestión del conocimiento internamente no caigan en la trampa de enredarse con el tiempo en cientos de diagnósticos, análisis y enfoques que no les garanticen la captura y transferencia de conocimiento y su respectivo procesamiento. Avancen sin temor, y como dice el poeta Antonio Machado: “Caminante, no hay camino, se hace camino al andar”.

Por último, las TIC debe proveer y asegurar que la plataforma tenga las interfaces que permita a los usuarios acceder a ellos desde cualquier dispositivo tecnológico, con el debido resguardo de seguridad. Además el contenido debe ser confiable, oportuno, entretenido y con el nivel de indexación necesaria para facilitar la profundización del mismo, porque una función fundamental de la plataforma es estimular la participación del personal, fidelizando su uso.

Al entender que somos parte activa de la sociedad del conocimiento, la experiencia con nuestros clientes nos ha develado que todo lo anterior es posible, la tecnología y los métodos están disponibles, sólo se debe disponer de la visión de negocio apropiada y la voluntad para dar un salto cualitativo en la gestión del conocimiento.

 

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