Captura de Conocimiento Experto

Usando el poder de la conversación y multimedia para la retención de experiencia crítica

Los expertos en cualquier especialidad técnica o de gestión son personas muy calificadas y escasas, que tarde o temprano se convertirán en un valor no disponible para apoyar los procesos productivos. Ellos se pueden cambiar de empresa (incluso a la competencia), pueden tener un accidente o se enferman y si no, tarde o temprano se van a jubilar.

¿Cómo asegurarse de que su próxima generación de empleados no tenga que reinventar todo el conocimiento que se encuentra en el cerebro del experto? ¿Cómo evitar no repetir los mismos errores con los cuales él aprendió?  Piense en el tiempo y el dinero que se pierde cada día porque alguien tiene que reinventar la rueda porque no existe registro de ese conocimiento.

El enfoque tradicional está limitado por las herramientas y los métodos que conocemos en un entorno de oficina, es pedir a los expertos que escriban notas, o preparen disertaciones o hablen de su experiencia. Seamos realistas: los mejores expertos no siempre son buenos escritores, que no siempre crean presentaciones convincentes, que se aburren hasta el bostezo por esos ejercicios, y el producto final es a menudo “.ppt” que nadie recuerda.

El concepto asociado de “storytelling” y la multimedia, es una manera de retener el conocimiento de alguien, son formas claramente superiores para capturar y entregar conocimientos, ya que la generación Millennium está dispuesta para absorber la información de esa manera.

Un Consultor de conocimiento puede conducir al experto, mediante entrevistas y análisis, a la extracción de toda su experiencia en una temática específica, esto porque el experto puede hablar sin preocuparse de un formato rígido, él simplemente habla y relata su experiencia vivida, como si hablara consigo mismo. Esta es una manera mucho más natural para una persona describir lo que domina. Pero muy pocos saben cómo extraer; registrar; procesar; y crear cápsulas de aprendizaje audiovisuales con los valiosos y únicos consejos del experto.

Pino Alto con su producto Biblioteca de Conocimiento, propone un proceso sistemático para retener el conocimiento experto y entregar un producto atractivo y de alta calidad que permita compartir con toda su organización este conocimiento.

Un proceso típico se desarrolla de la siguiente manera:

 

Tu experiencia es tu conocimiento tácito

Tu experiencia es tu conocimiento tácito

Directo al meollo del asunto: el conocimiento tácito es básicamente experiencia personal acumulada.

Por cierto, tiene características muy singulares: se va creando lentamente; y es finito (muere cuando el cerebro deja de funcionar); es intangible; desestructurado y difícil de expresar; estrictamente personal; inevitable; es un poderoso referente omnipresente de nuestro comportamiento; y por cierto amoral.

Por ejemplo, lo que escribo ahora es parte de mi conocimiento tácito, porque esta basado en mi experiencia o vivencia personal, o sea en lo que he vivido, leído, hecho, razonado, sentido, estudiado y todo lo anterior mezclado con mi historia, mis genes, y mis emociones, luego se va cocinando a fuego lento y se transforma en un amasijo desestructurado que radica en mi red neuronal. Una manifestación compleja de conocimiento tácito, por ejemplo, es la intuición.

Todos, sin excepción, generamos con los años conocimiento tácito y lo almacenamos en el mismo lugar: en nuestro cerebro. El conocimiento es neutro éticamente hablando, no es bueno ni malo, simplemente es. Ahora otra cosa es que sea valioso para un noble propósito, o indispensable para un proceso productivo, o nos sumerja en los oscuros suburbios del comportamiento humano.

Tenga presente y no se confunda, un manual o un procedimiento que tenga instrucciones precisas y estructuradas de cómo hacer alguna acción de manera correcta, es lo que se llama conocimiento explicito; y este siempre es fácil de registrar, escribir filmar, etc., pero para que exista este tipo de conocimiento, antes debe haber existido el conocimiento tácito que permitió crearlo.

Los maestros del conocimiento tácito

Los expertos son personas que más allá de cualquier jerarquía o título académico tienen como característica central un talento y mucha, pero mucha experiencia en alguna disciplina y por ende muchísimo conocimiento tácito. Los expertos en las industrias o empresas de cualquier tipo y en cualquier parte del mundo son personas preciadas y respetadas, porque su presencia evita muchas veces accidentes; son buenos mentores; facilitan la innovación; pero sobre todo son indispensables en los procesos productivos críticos. Sin embargo, no siempre RR.HH. actúan con la debida anticipación y cuando ellos se jubilan o se van a otra empresa, se llevan en su cerebro todo el conocimiento tácito y de ahí viene los dramas, especialmente para el área de Producción.

Para ir cerrando, las empresas que invierten en tratar de conservar el conocimiento tácito de sus expertos se caracterizan por que ya han sufrido la pérdida de más de algún experto; y además tienen procesos complejos que demandan una alta especialización cognitiva. Durante los últimos años he entrevistado a decenas de expertos para identificar y retener sus mejores consejos asociados a un conocimiento tácito especifico de ellos, y puedo dar fe que siempre trabajan en empresas que tiene esas características. El resto deberá respirar y animarse a recrear una y otra vez el conocimiento tácito de sus expertos.

 

La vida es lo que pasa entre reunión y reunión: ¡malditas reuniones!

¿Cuánto tiempo habremos pasado en reuniones? ¿Cuántas reuniones hemos convocado sin necesidad? ¿Cuántas reuniones hemos dejado que se fueran por derroteros inútiles ? ¿A cuántas reuniones sin sentido hemos asistido? ¿En cuántas reuniones hemos puesto esa cara de estar pero en realidad no estamos? ¿Cuántas reuniones han servido realmente para analizar seriamente, para tomar decisiones o para aprender?

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Dar un salto cualitativo en la gestión del conocimiento

transferenciaHoy muchas empresas no tienen una clara idea de cómo procesar y almacenar su información más valiosa y que está directamente relacionada con sus procesos productivos críticos. De hecho lo más escaso es ver métodos prácticos que les permitan transformar el conocimiento tácito de sus expertos en conocimiento explícito y por ende que pueda ser usado como entrenamiento por otros trabajadores, y eso que el concepto ha existido desde la década de 1990.

Según Technology Services Industry Association (TSIA) de USA, durante el 2015 las empresas demoraban como 12 días promedio en incorporar algún nuevo conocimiento en sus bases de datos, pero algunas necesitaban entre 90 y 120 días para publicar algo nuevo relacionado con el conocimiento interno.

Solo el 26% de ellas actualizaba regularmente su información y el 62% de ellas no tiene objetivos definidos ni menos incentivos relacionados con la gestión del conocimiento (KM).

Un agravante de esta situación para KM es  el uso poco amistoso de la tecnología y la falta de entendimiento de las características de aprendizaje social y técnico que se tiene de las nuevas generaciones de trabajadores. Si bien es sabido que la plataforma más usada para la gestión del conocimiento es SharePoint, la experiencia de los usuarios es bastante pobre.

Pareciera que las empresas creen que con tan sólo por disponer de una costosa base de datos y una plataforma de colaboración empresarial que incluya  un sofisticado sistema documental ya tiene resuelto el desafío de implementar la gestión del conocimiento en su interior…. ¡ ilusos.. !…. la herramienta no es nada sin contenido. El contenido lo crea, lo publica, y lo enriquece las personas poseedoras de conocimiento propio de su experiencia y gestión.

He conocido empresas que pagan varios miles de dólares al año por una robusta plataforma tecnológica, pero que la tiene casi vacía, sin más contenido que unos cuantos procedimientos digitalizados, y lo peor aún, es que no tienen claro que instalar en su interior. Debemos, muy a menudo, explicarles que un video operacional con sus mejores prácticas es tan sólo un producto básico de la gestión del conocimiento, sin embargo, es tanta la ausencia de contenido que hasta con estos videos ya se sienten contentos.

Ya es hora de reconsiderar esta visión tan reducida y simplista de la gestión del conocimiento y transformarla en un proceso atractivo y por cierto productivo, o sea, en la práctica, que concurran autónomamente a la plataforma los usuarios como una necesidad de mejorar sus propios rendimientos y anhelo de aprendizaje, y encuentren en ella las repuestas de manera rápida, entretenida, y calificada, y para ello la plataforma debe contener el conocimiento tácito y explícito más valioso de la empresa y pueda ser usado a discreción y por todos sus integrantes.

La administración superior de la empresa debe hacer que el proceso de generación de conocimiento y su resguardo sea una política interna a cumplir. La democracia del conocimiento es responsabilidad de todos, nadie se debe restar. Que los usuarios sepan que si colaboran en el proceso serán recompensados, así como si se restan serán notificados, porque el conocimiento de la empresa debe ser un patrimonio clave para su desarrollo y sustentación en el tiempo.

El mundo digital es un laberinto en el que hay que saber entrar, plantear y resolver los interrogantes que necesitan una respuesta, pero también hay que saber salir del laberinto y no extraviarse en información irrelevante o derechamente mal intencionada.

Se debiera crear el cargo “Gestor de conocimiento”, persona equivalente a una bibliotecóloga digital, que con calificados conocimientos tecnológicos, de los procesos internos de la empresa, y sus usuarios, fomente y exija el almacenamiento de conocimiento generado, que los busque interna y externamente, filtre y los difunda personalizada o masivamente, clasifique; y actualice, etc. ¿No lo cree necesario?. Entonces, piense en cuanto tiempo hoy una persona invierte o pierde en buscar una información  específica que necesita.

Que los líderes responsables de impulsar la gestión del conocimiento internamente no caigan en la trampa de enredarse con el tiempo en cientos de diagnósticos, análisis y enfoques que no les garanticen la captura y transferencia de conocimiento y su respectivo procesamiento. Avancen sin temor, y como dice el poeta Antonio Machado: “Caminante, no hay camino, se hace camino al andar”.

Por último, las TIC debe proveer y asegurar que la plataforma tenga las interfaces que permita a los usuarios acceder a ellos desde cualquier dispositivo tecnológico, con el debido resguardo de seguridad. Además el contenido debe ser confiable, oportuno, entretenido y con el nivel de indexación necesaria para facilitar la profundización del mismo, porque una función fundamental de la plataforma es estimular la participación del personal, fidelizando su uso.

Al entender que somos parte activa de la sociedad del conocimiento, la experiencia con nuestros clientes nos ha develado que todo lo anterior es posible, la tecnología y los métodos están disponibles, sólo se debe disponer de la visión de negocio apropiada y la voluntad para dar un salto cualitativo en la gestión del conocimiento.

 

Can Computers Do Human?

Excelente artículo publicado por Patti Shank en Association for Talent Development (ATD) y que habla de la importancia de las competencias cognitivas o sociales en los trabajos actuales y futuros, y como el conocimiento de algunos trabajos hoy puede ser automatizados y otros no.

Origen: Can Computers Do Human?

Hoy abuelos baby boomers apoyan a sus hijos y nietos.

Los abuelos de hoy apoyan a sus agobiados hijos y a sus nietos, no solo financieramente sino además en la educación y con aspectos domésticos de la crianza de los niños. Una forma nueva y distinta de integrar al adulto mayor en la familia.

Articulo de Cris Taylor – Money Magazine

http://time.com/money/4474350/grandparents-money-tips/?xid=frommoney_soc_socialflow_twitter_money
larger_abuelo

There’s no success like failure

Convertir la experiencia de un fracaso en una oportunidad real de aprendizaje, transformando el conocimiento tácito de este en explicito, es hoy un aporte al éxito en un mercado hipercompetitivo.  Nuestro mayor problema: la cultura de asociar el fracaso a una culpabilidad vergonzosa.

Excelente articulo The Economic Times.

There’s no success like failure

Clint Eastwood piensa que los Mileniales son una generación de “Nenas”

http://www.codigonuevo.com/clint-eastwood-piensa-que-los-mileniales-somos-una-generacion-de-nenazas/

Mientras que los boomers se jubilan, la transferencia de Conocimiento es la clave – Chicago Tribune

Origen: MIENTRAS Que los boomers se Jubilan, la transferencia de Conocimiento Es La Clave – Chicago Tribune

Y tú, ¿de qué generación eres? Desde la del Silencio hasta la Z

Desde el año 1925 hasta 2010 han pasado cinco generaciones. El mundo ha cambiado tanto que hemos pasado de la Generación del Silencio a la Generación Z, que es casi su antagonista. Desde Lola Herrera hasta Nerea Camacho va el recorrido.

Origen: Y tú, ¿de qué generación eres? Desde la del Silencio hasta la Z